「優れたマネージャーはメモを取らない。彼らがしているのは、注意を払うことだ」

Mike Ashie

Leadership Manager · Leadership Content Creator · Management Coach

ほとんどのマネージャーが失敗するのは、リーダーシップスキルが不足しているからではありません。一日中、認知的な過負荷状態に陥っていることが原因です。

多くのリーダーは、午後になる頃にはすでに予定より遅れており、会議から会議へと飛び回り、質問に答え、問題を解決し、すべてが破綻しないように奔走しています。通常、問題は能力不足ではありません。摩擦（フリクション）が生じていることなのです。

Mike Ashieは、マネージャーがより明確さ、構造、そしてフォーカスを持ってリードする方法を長年にわたり指導してきました。しかし、彼は自身のミーティングにおいて、ある皮肉な現象が起きていることに気づきました。

すべてを捉えようと必死になればなるほど、彼の存在感は薄れていった。

“Trying to listen, think, lead, and write everything down at the same time — that doesn’t work,” とマイクは言います。「「何かが必ず落ちる。」

マネージャーにとって、現代の労働時間は絶え間ないコンテキスト切り替え（状況の切り替え）で満ちています。チームの進捗確認、プロジェクトのレビュー、評価面談、ステークホルダーへの報告、採用面接など、すべてのミーティングに重要な意思決定が含まれています。そしてそのほとんどにおいて、マネージャーは会話をリードしながらそれを記録するという、2つの役割を同時にこなすことを求められています。

マイクは、手書きでメモを取ることが、いつの間にか問題の一部になっていたことに気づきました。

“The best managers in the room aren’t the ones writing the most notes,” と彼は言っています. “最も気づいているのは彼らです。

注意散漫がもたらす隠れた代償

リーダーシップとは、単に指示を出すことだけではありません。他の人が見落としていることに気づくことでもあるのです。

相手が答える前のほんの一瞬の間。直接口には出さなくても、暗に示されている懸念。優先順位が変わったときの、声のトーンの変化。こうしたシグナルにこそ、本音の会話が隠されていることがよくあります。しかし、相手の話を聞くこととメモを取ることに意識が分散していると、これらのシグナルは簡単に見落とされてしまいがちです。

“「マネージャーの1日における割り込み業務のほとんどは、実際には問題ではありません」 Mikeはこう説明します。「それらは混乱を招きます。そして、すべてを捉えようと忙しくなりすぎると、その混乱が本当はどこから生じているのかが見えなくなってしまうのです。」

多くのプロフェッショナルと同様に、Mikeも整理整頓された状態を維持するために、手書きのメモ、タスク管理ツール、会議の要約、ボイスメモなど、さまざまな方法を試してきました。しかし、そのどれもが根本的な課題を解決することはありませんでした。

彼が必要としていたのは、これ以上の情報ではありませんでした。本当に重要なことを見失う心配をせずに、その場に完全に集中し続けるための方法だったのです。

MikeがScribenを使い始めた理由

Mikeは、最初にScribenについて聞いたときは半信半疑でした。

“私 thought, ‘An AI pen? Really?」と彼は言います。「それが正直なところ、私の最初の反応でした」

しかし、会議で実際に使ってみた結果、彼はその価値がテクノロジー自体にあるのではなく、精神的な負担が軽減されることにあるのだと気づきました。

Scribenは普通のペンのように使えますが、AIによる会議録音機能が内蔵されています。会話中、マイクはデバイスを押すだけで、目の前の相手に完全に集中しながらディスカッションを記録できます。会議の後、Scribenは会話を整理し、アプリ内で構造化された要約、ToDoリスト、検索可能なメモを作成します。

「発言されていることのすべてを必死に追おうとする代わりに、本来の自分の仕事ができるようになりました」とマイク氏は言います。「より深く耳を傾け、より良い質問をし、その場の空気を読むことができるのです」

その変化は、彼のワークフロー以上のものを変えました。それは、リーダーとしての彼の対話の質をも変えたのです。

会議を推進力に変える

会議は単なる議論の場ではなく、前進を生み出すものであるべきだという考え方は、Mikeのリーダーシップにおける核心的な原則の一つです。

“Most meetings go nowhere,” he says. “You talk, you align, everyone nods — and then nothing actually moves.”

彼のルールはシンプルです。すべての会議は次の3つのことで終えるべきである、というものです。

• 決定

• オーナー

• 次のステップ

それらがなければ、それは本当の意味での会議ではなく、単なる雑談にすぎないと彼は主張しています。

Scribenは、会議の後に発生しがちな事務作業の負担を軽減することで、そのプロセスの一部となりました。議論を再構成したり、散らばったメモを整理したりするために余分な時間を費やす代わりに、マイクは会議の直後から、整理されたアクションアイテムや重要な要点をすでに手元に用意できています。

「それは静かに摩擦を取り除いてくれます」と彼は言います。「そして、十分に摩擦を取り除けば、リーダーシップはより軽やかなものになります」

再び考えるためのスペースを作る

マイクにとって、リーダーシップにおける最大の強みはスピードではありません。それは明確さです。

彼が最も尊敬するマネージャーたちは、絶えず通知に追われたり、フォローアップに忙殺されたりしていません。彼らは考えるための時間を確保しています。それは、意思決定を評価し、効果的に優先順位をつけ、守りではなく攻めの姿勢で主体的にリードするための時間です。

しかし、すべての会話のあらゆる内容を記憶しようとして脳がオーバーロードしてしまうと、明晰に考えることは困難になります。

だからこそ、マイクはシステムが重要だと信じているのです。

“Winning the day isn’t about working harder,” he says. “It’s about removing the things that slow you down.”

彼にとってScribenは、管理業務に追われることなくリーダーシップそのものに集中できるよう、認知負荷を軽減するためのシンプルな手段、つまりそうしたシステムの1つとなったのです。

結論

Mike Ashieは、リーダーシップの本質とは最終的に「存在感（プレゼンス）」であると信じています。それは、重要な局面において、状況に気づき、対応し、人々を明確に導く能力のことです。

「優れたマネージャーは、すべてを自分一人で抱え込んでいるわけではありません」と彼は言います。「彼らは、目の前にいる人々に集中し続けられるようなシステムを構築しているのです」

マイクにとって、Scribenは単なるAIメモ作成ツールではありません。それは、後から重要になる詳細な情報を逃すことなく、会話に完全に集中するための手段なのです。

そして、ひっきりなしに会議が入る忙しい一日において、そのわずかな違いが瞬く間に大きな差となって現れます。

Mike Ashieについて

Mike Ashieは、プロフェッショナルがより高い明確さ、コミュニケーション、そして効果性をもって指導できるよう支援することに注力している、リーダーシップマネージャーでありマネジメントコンテンツクリエイターです。彼の活動は、現代のマネジメントにおける摩擦を減らし、チームがより高いレベルでパフォーマンスを発揮できるようなシステムを構築することを中心に展開しています。